read

Kiire on hyväksytyin syy olla tehoton

By Antti Toikkanen

 

Pää räjähtää! Rintaa puristaa! Uni ei tule!

Ovatko nämä tuttuja tunteita? Usein näiden tuntemusten taustalla on stressi. Stressi ja kiire ovat hyvin tuttuja asioita monelle työtä tekevälle ihmiselle. Stressi voi johtaa uupumiseen ja lopulta loppuun palamiseen. Sen takia muutoksen aloittamista ei kannata lykätä myöhemmäksi. Stressin nujertamiseen tehokkain työkalu on ajankäytön hallinta.

Stressitilassa negatiiviset tunteet valtaavat aluksi kehon, ja sen jälkeen fyysiset oireet hyppäävät kuvioon mukaan. Elämä ei ole hallinnassa, ja mieltä painaa liuta erilaisia asioita liittyen niin työhön kuin vapaa-aikaankin. Jatkuva riittämättömyyden tunne lisää ahdistusta, ja näin kierre on syntynyt.

 

Oletko valmis muutokseen?

Moni väittää stressin taustalla olevan kiireen. Kiire on melkein aina tekosyy. Siinä vaiheessa on kiire, kun paikalle pitää hälyttää ambulanssi tai palokunta. Muuten keskimäärin kiireelle ei pidä antaa tilaa. Esimerkiksi joillekin ihmisille on hyväksytympää olla myöhässä, jos kertoo sen johtuvan kiireestä. Liian usein kyse on huonosta aikatauluttamisesta ja sitä kautta myöhästyjän huonosta käytöksestä. Kiire on myös monille hyväksytyin syy olla tehoton. Ole siis valmis luopumaan kiireen tunteesta.

 

Kyse on ajankäytöstä

Stressin ja kiireen voi ottaa kuka tahansa haltuun. Jokaisella ihmisellä on käytössään 24 tuntia päivässä, joten pitää olla vain valmis tekemään muutos. Tässä artikkelissa syvennymme erityisesti johtaja- ja asiantuntijatehtävissä toimiviin henkilöihin, koska heistä suurin osa voi itse vaikuttaa merkittävästi omaan ajankäyttöönsä. Ajankäytön hallinnan kautta nujerretaan stressin aiheuttajat ja lisätään työtehokkuutta.

Jatka lukemista tai siirry katsomaan videota samasta aiheesta täältä.

 

Ajankäytön yleisimmät haasteet

Monille yksi suurimpia haasteita on tarkastella omaa ajankäyttöään kriittisesti ja hyväksyä realiteetit. Yhdellä on muutaman tunnin edestä tehtävää viikkoon, mutta silti kokee elämänsä kovin kiireiseksi. Toisella on 30 tunnin edestä tehtävää jokaiseen päivään, mutta päivässä eivät vain riitä tunnit. Nukkuakin pitäisi noin kahdeksan tuntia päivässä.

Monesti sekavien aikataulujen taustalla on useita syitä. Tyypillisesti ne kuitenkin liittyvät kolmeen osa-alueeseen. Näitä ovat arvojen epäselvyys, priorisoinnin vaikeus ja aikatauluihin sitoutuminen.

Ensinnäkin jokaisen ajankäytön tulisi pohjautua arvoihin. Laajassa kuvassa voidaan puhua elämän tärkeimmistä arvoista ja työhön painottavassa kontekstissa oman työn kannalta oleellisimmista asioista. Valituilla tehtävillä täytyy olla merkitystä omien ja yrityksen tavoitteiden kannalta, jotta niitä kannattaa ylipäänsä tehdä.

Toisena ajankäytön haasteena nousee usein esiin priorisointi. Priorisointi on monelle ajankäytön hallinnan vaikein kohta. Yksinkertaisimmillaan kyse on tehtävien valitsemisesta niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Valinnassa auttaa se, että arvot ovat määriteltynä. Toisin sanoen arvostat sitä, mihin aikasi käytät. Epäselvässä priorisointitilanteessa auttaa aina, kun palautat mieleesi tärkeimmät arvosi ja teet päätöksen niihin pohjautuen.

Kolmantena haasteena nousee esiin aikatauluihin sitoutumisen vaikeus. Hyvän ajankäytön taustalla ovat vähintään viikoittainen aikataulujen suunnittelu, tunnollinen aikataulujen noudattaminen ja ajankäytön seuranta. Näistä lipsuminen avaa polun kiireen ja stressin maailmaan.

 

Ajankäyttö hallintaan yksinkertaisella tavalla

Ajankäytön hallintaan on liuta erilaisia neuvoja. Asiaa voidaan tarkastella hyvin filosofisesti tai käytännönläheisesti. Nyt paneudumme ajankäytön hallintaan todella konkreettisella keinolla, joka tarjoaa tehokkaan ja nopean ratkaisun ajankäytön ongelmiin. Seuraa vain seuraavaa neljää kohtaa.

Lähdetään liikkeelle tekemällä kaksi listaa. Toiseen listaan listataan toistuvat tehtävät ja toiseen muuttuvat tehtävät. Toistuvat tehtävät ovat tehtäviä, joita tehdään päivittäin, viikoittain, kuukausittain jne. Esimerkiksi toimitusjohtajalla tämmöisiä tehtäviä voivat olla strategian seuranta, johtoryhmä työskentely, markkinoinnin suunnittelu, talouden seuranta ja liuta erilaisia kehitystehtäviä. Muuttuvien tehtävien listalle kirjoitetaan kaikki tehtävät, joita on ajatellut joskus tehtävän. Listataan siis kaikki mitä on pyörinyt mielessä, on kirjoitettu post-it lapuille, kirjattu puhelimen muistioon, merkitty kalenterin reunoille jne. Osa tehtävistä voi olla sellaisia, joita on jo merkittykin kalenteriin tehtäväksi. Toimitusjohtajalla muuttuvia tehtäviä voivat olla esimerkiksi kumppanien tapaamiset, asiakkaiden tapaamiset, blogiartikkelien kirjoittaminen, ostotapahtumat, työhaastattelut sekä puhe- ja koulutuskeikat. Näiden lisäksi listataan samaan listaan kaikki mitä on joskus toivonut tekevänsä tai mitä on pitänyt tehdä. Esimerkiksi ”kutsu henkilö työhaastatteluun” tai ”osta uusi sohva” lisätään listaan.

Näiden kahden listauksen jälkeen lähdetään tarkastelemaan niiden sisältöä. Ovatko listoilla olevat tehtävät oleellisia työsi ja elämäsi kannalta? Onko listoilla tehtäviä, jotka eivät sinulle edes varsinaisesti kuulu? Voiko jonkin tehtävän delegoida toiselle? Onko muuttuvien tehtävien listalla tehtäviä, joita voisi muuttaa toistuvien tehtävien listalle? Pitäisikö jollekin tehtävälle varata toistuvasti aikaa? Lisäisikö jonkin tehtävän listaaminen muuttuvista tehtävistä toistuvasti tehtäviin työsi tehokkuutta?

Tämän tarkastelun jälkeen aloitetaan resursoimaan aikaa jokaiselle tehtävälle. Merkitään aluksi jokaisen toistuvan tehtävän kohdalle, kuinka paljon kyseinen tehtävä vaatii aikaa viikossa, kuukaudessa tai vuodessa. Esimerkiksi myynnin kehittäminen 1 h viikossa, johtoryhmätyöskentelyn suunnitteleminen 2 h kuukaudessa, markkinoinnin kehittäminen 2 h viikossa. Seuraavaksi merkitään jokaisen muuttuvan tehtävän kohdalle sen suorittamiseen vaadittava aika. Osta uusi sohva 3 h, kutsu henkilö työhaastatteluun 30 min, lomamatka Italiaan 7 päivää jne.

Resursoinnin jälkeen tarkastellaan listat vielä kerran läpi. Aloitetaan pohtimalla, riittävätkö työtunnit tehtävien suorittamiseen. Onko toistuvaa tehtävää viikossa enemmän kuin on aikaa käytettävissä? Mistä voi tiivistää? Mistä voi luopua?

Lopulta tehtävät viedään kalenteriin. Merkitään toistuvat tehtävät kalenteriin sopiville paikoille ja jokaisen tehtävän kohdalle sen vaatima aikamäärä. Tämän jälkeen kalenteriin lisätään muuttuvien tehtävien listalta prioriteettijärjestyksessä tehtäviä vapaisiin ajankohtiin. Kalenteriin merkitään kaikki yli 15 minuuttia vaativat tehtävät. Jos alle 15 minuuttia vieviä tehtäviä on paljon, kannattaa varata kalenterista toistuvasti aikaa näiden tehtävien tekemiseen. Esimerkiksi varataan yksi tunti viikossa to do -listalta tehtäviin asioihin, jolloin suoritetaan pieniä tehtäviä tärkeysjärjestyksessä pois alta. Muista myös varata unelle ja levolle riittävästi aikaa.

 

Helpotusta tiedossa

Kaiken tämän jälkeen edessä on kalenteri, johon on merkitty kaikki työsi kannalta oleelliset tehtävät, niiden vaatimat aikamäärät ja niiden suoritusajankohdat. Enää ei tarvitse menettää yöunia tekemättömiä tehtäviä pohdiskellessa, koska jokainen asia tulee lopulta kalenterissa vastaan. Nyt tarvitsee vain lähteä noudattamaan kalenteriin merkittyjä tehtäviä.

Sitoudu noudattamaan kalenteria päättäväisesti, jotta stressi vähenee ja työteho kasvaa. Jos aikataulu pettää, älä jätä tehtäviä pyörimään mieleen, vaan siirrä tehtävät seuraaviin vapaisiin ajankohtiin. Kalenteria täytyy myös muistaa päivittää jatkuvasti, jotta jokainen tehtävä saa tarvitsemansa ajan.

 

Tehokas, kiireetön ja tyytyväinen

Tämän ajankäytön hallinnan vinkin avulla alat hallita omaa ajankäyttöäsi etkä anna ympäristön hallita sinua. Saat huomattavasti enemmän aikaiseksi lyhyemmässä ajassa. Et ole jatkuvasti sammuttamassa tulipaloja, vaan pystyt keskittymään työsi kannalta oleellisimpiin tehtäviin. Alat nauttia enemmän työstäsi. Lopulta lomalta palatessasi voit todeta, että mitään ei ole jäänyt rästiin, kun aikatauluissa on otettu mukaan loma-aikakin.

Lopeta kiireellä selittely ja ala käyttämään aikaasi tehokkaasti! Voit myös kerrata vinkit videota katsellen tästä.